La inversión en infraestructura y tecnología es fundamental para el desarrollo de cualquier negocio. A la hora de emprender un proyecto de inversión en IT existen dos grandes modelos a seguir: CAPEX y OPEX.
Para llevaradelante su operativa diaria, todas las compañías necesitan de una oficina, personal, mobiliario, equipos informáticos y licencias de software.
Tradicionalmente, las inversiones en IT eran consideradas gastos de capital (CAPEX). Sin embargo, con la transformación digital y la transición a plataformas en la nube, las empresas comenzaron a trasladar sus gastos de IT a gastos operativos (OPEX).
Si bien los conceptos de CAPEX y OPEX no son nuevos, la flexibilidad, accesibilidad y variedad que ofrecen los productos y servicios en la Nube, hacen que implementar las inversiones de IT como gastos operativos sea más fácil que nunca.
En este artículo te explicamos en qué consiste cada tipo de inversión y qué opción es la más conveniente para tu compañía.
¿Qué es CAPEX?
CAPEX es un acrónimo de la palabra “Capital Expenditures” que significa gastos de capital. Esta categoría engloba todas aquellas compras e inversiones en activos físicos que aumentan la capacidad productiva de una empresa y que pasan a formar parte de su propiedad.
Al mismo tiempo, CAPEX también incluye los gastos de mantenimiento destinados a expandir la vida útil de determinados bienes durables como centros de datos, servidores y equipos informáticos.
Desde un punto de vista fiscal, los gastos CAPEX no se contabilizan de inmediato como costos, sino que se amortizan a lo largo de varios años en función de su depreciación.
No obstante, es importante tener en cuenta que cuanto más dinero invierta una PyME en gastos de capital, menos flujo de efectivo tendrá para el resto de los gastos del negocio, lo que puede obstaculizar las operaciones a corto plazo.
¿Qué es OPEX?
Por su parte, OPEX hace referencia a Operational Expenditures, es decir, todos los gastos operativos de una compañía. En esta categoría se ubican los movimientos de efectivo sobre gastos recurrentes de productos y servicios, salarios de empleados, licencias de software y alquileres de instalaciones.
Cuando hablamos de OPEX, no hablamos de inversiones en bienes de capital, sino de gastos fijos de alquileres o suministros de consumo.
En términos generales, los gastos operativos son aquellos fondos que una empresa emplea para realizar sus actividades comerciales diarias. Los artículos más comunes en esta categoría son: productos de oficina, licencias de software, garantías y acuerdos anuales de servicio o mantenimiento.
El principal beneficio de los OPEX es que requieren grandes cantidades de dinero, lo que permite a las empresas ser más flexibles y ágiles a la hora de llevar adelante las transformaciones del negocio. Sin embargo, todo el dinero destinado a OPEX debe ser reportado en la columna del haber en el libro diario.
CAPEX vs OPEX: Qué opción es la más conveniente para invertir en IT
Las inversiones de IT no pueden ser ajenas a los rápidos cambios que se producen en las tecnologías de comunicación y los servicios de colaboración, almacenamiento y seguridad.
Hoy en día, las herramientas de software y las infraestructuras de hardware acaban por quedar obsoletas en muy poco tiempo, dado que son reemplazadas por alternativas mejores, más baratas o más eficientes.
En este contexto, muchas pequeñas y medianas empresas
optan por un modelo de inversión OPEX en lugar de CAPEX, dado que les permite incorporar tecnologías de última generación bajo demanda, en lugar de realizar grandes inversiones a largo plazo.
Las inversiones en infraestructura por parte de pequeñas y medianas empresas tienden hoy a realizarse mediante el modelo OPEX debido a que:
- Las inversiones en infraestructura IT tradicional es muy grande y costosa
- Es difícil definir las necesidades de infraestructura IT para el futuro con precisión.
- Las inversiones en IaaS son escalables. Es decir, que es posible aumentar la demanda de recursos según las necesidades de la compañía.
La rapidez de cambio del mundo tecnológico hace que el modelo CAPEX sea menos atractivo para las empresas que buscan realizar inversiones IT rápidas. Mientras que el OPEX se convierte en una opción que se adapta mucho mejor a este tipo de compañías.
Por otra parte, cuando las empresas llevan su infraestructura a la nube, se reducen los gastos tiempo y espacio para adoptar el hardware y software necesario.
Ventajas y desventajas de CAPEX y OPEX
Existen ventajas y desventajas en la adopción de infraestructura tecnológica como inversión de CAPEX y OPEX. Estos son principales elementos que deberías considerar:
- Proceso de aprobación: los activos de CAPEX pueden tardar más tiempo en aprobarse, mientras que los de OPEX usualmente son aprobados con mayor rapidez.
- Desembolso de efectivo: para un gasto de capital, todo el dinero debe pagarse por adelantado, mientras que los gastos de OPEX permite pagar a lo largo del tiempo, de forma mensual o trimestral.
- Elementos de apoyo: la adquisición de hardware como CAPEX también puede requerir la compra de otros artículos, incluidos suministros de energía, mantenimiento y garantías. El mismo artículo como gasto de OPEX normalmente incluye todos los artículos de infraestructura que acompañan al hardware, lo que le permite pagar todo dentro de un solo paquete.
- Escala de crecimiento: la compra de un artículo de capital requiere de una proyección a futuro. Un equipo, por ejemplo, se puede comprar con la intención de reemplazarlo o actualizarlo cada tres años. Eso significa que cuando compre ese equipo, tendrá que comprarlo con todas las capacidades que cree que necesitará durante los próximos tres años. Las inversiones de OPEX, permiten contratar capacidades adicionales según sea necesario y ejecutar capacidades más bajas cuando haga falta, reduciendo costos.
- Control sobre los activos: Cuando se realiza una inversión CAPEX, la empresa se convierte en propietaria del capital y tiene control total sobre su uso, ubicación y disposición. Cuando se adquiere un servidor como un elemento de gasto operativo en la nube, depende del hardware, el software y el mantenimiento que proporciona el proveedor de ese servicio. Es posible que tenga problemas si su proveedor de nube tiene una interrupción, no tiene la capacidad suficiente para satisfacer sus necesidades o no puede cumplir con sus acuerdos de nivel de servicio.
- Software como servicio: Hoy en día, las PYMES que optan por un modelo OPEX pueden elegir opciones de SaaS a cambio de suscripciones mensuales accesibles. De esta manera, las empresas sólo pagan por lo que utilizan, lo cual ayuda a optimizar el flujo de caja.
¿Inversión híbrida?
La buena noticia de la inversión en IT es que no es necesario elegir entre un modelo u otro de forma definitiva y unilateral.
A la hora de repensar la infraestructura tecnológica de la compañía, es posible asignar presupuestos para CAPEX y OPEX de forma independiente, teniendo en cuenta las necesidades del negocio y las proyecciones de crecimiento a futuro.
Decidirse por inversiones de CAPEX y OPEX depende de una amplia gama de variables, tales como:
- Política de gastos: La política de gastos de la empresa influye directamente sobre que modelo priorizar a la hora de invertir en IT. ¿Su empresa es más proclive a invertir en capital o en gastos operativos?
- Presupuesto para inversión: Qué capital dispone su empresa para invertir en IT. Esencialmente, ¿qué modelo se adapta mejor al presupuesto de su compañía?
- Objetivos de negocio: ¿Cuáles son tus objetivos de negocio actuales y de qué manera la tecnología influye en el cumplimiento de esas metas? No hay dos organizaciones que tengan las mismas necesidades y objetivos de IT.
- Proyección a futuro: ¿Cuál es la proyección de crecimiento de la empresa para los próximos diez años? Cuál es la capacidad de inversión actual y cuáles son las expectativas de expansión a mediano y largo plazo.
En este punto es muy importante hacer un análisis exhaustivo de los números y proyecciones para definir qué modelo de inversión se adapta mejor a la realidad de tu compañía.
En la actualidad, una enorme cantidad de empresas optan por un modelo híbrido de IT en el que se compran bienes de capital que se complementan con productos y servicios en la Nube.
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