¿Qué versión de Microsoft 365 necesita tu empresa?

Una guía para decidir con criterio empresarial

Para muchas pequeñas y medianas empresas (PyMEs), Microsoft 365 ya es parte del día a día: Outlook, Excel, Teams, OneDrive, SharePoint... Pero pocas veces se revisa si la versión contratada sigue siendo la adecuada para las necesidades actuales del negocio.

Y esto no es un detalle menor: una mala decisión de licenciamiento puede generar costos ocultos, riesgos legales o pérdida de productividad. A continuación, te ayudamos a repensar esta elección con visión estratégica.

¿Por qué revisar tus licencias Microsoft 365?

• Porque el entorno cambió: quizás tu empresa creció, incorporó trabajo remoto, abrió nuevas sedes o aumentó su exposición a ciberamenazas.
• Porque los planes cambian: Microsoft actualiza los planes, cambia precios o incluye nuevas funciones que podrían sumar valor... o estar completamente desaprovechadas.
• Porque la seguridad hoy es crítica: muchas empresas siguen con versiones básicas sin protección contra ransomware, sin MFA, y sin cifrado avanzado de correo.

La suite Microsoft 365 es parte de la Infraestructura Tecnológica de tu empresa, y requiere su mantenimiento.

¿Cómo elegir el plan correcto?

Hay tres factores clave a considerar:

1. Perfil de usuario y uso real

No todos en la empresa necesitan lo mismo:

• Personal operativo: Outlook, Excel, Teams, acceso web.
• Mandos medios: colaboración en tiempo real, almacenamiento, control de versiones.
• Dirección y finanzas: seguridad, compliance, cifrado de datos, retención de emails.

💡 Una auditoría de uso ayuda a segmentar por tipo de perfil, y evitar el error de comprar licencias "iguales para todos".

2. Requisitos de seguridad y cumplimiento

• ¿Tenés datos sensibles de clientes, contratos, finanzas?
• ¿Tu empresa está sujeta a auditorías, certificaciones o normas de privacidad?

👉 En estos casos, los planes Microsoft 365 Business Premium o Enterprise E3/E5 ofrecen capas avanzadas de seguridad, DLP, y control de dispositivos móviles que pueden prevenir incidentes costosos.

3. Modelo de gestión IT

• Si tu equipo IT es limitado o externo, es preferible contar con funciones centralizadas de administración, soporte remoto, y backups automatizados.
• Si trabajás con un proveedor estratégico como Cube, podés delegar la gestión y escalar licencias según demanda.

Mejores prácticas al momento de decidir

✅ Hacé un diagnóstico de uso actual: qué se usa, cuánto, cómo y con qué frecuencia. No asumas.

✅ Relevá necesidades futuras: ¿vas a crecer? ¿Vas a implementar BI, automatizaciones, o más trabajo remoto?

✅ Pedí que te expliquen en impacto de negocio, no en funciones técnicas. ¿Qué riesgo se mitiga? ¿Qué mejora? ¿Qué se ahorra?

✅ Combiná planes si hace falta: podés tener usuarios con Business Standard y otros con Business Premium o E3, según su rol.

✅ Documentá tu política de licencias: quién tiene qué, por qué, cómo se gestiona el alta/baja. Te va a ahorrar dolores de cabeza en auditorías y escalamientos.

✅ La última pero no menos importante, (y aunque parezca obvia) trabaja siempre con Partner oficiales de la marca. 

Errores comunes (y costosos)

❌ Comprar todas las licencias "full" sin necesidad real.

❌ No considerar seguridad avanzada para directores y cuentas críticas.

❌ No hacer seguimiento de las licencias activas vs. las efectivamente utilizadas.

❌ No validar si los dispositivos móviles están protegidos (MAM/MDM).

❌ Pensar que licencias Microsoft resuelven solas la ciberseguridad.

Conclusión

Elegir la versión adecuada de Microsoft 365 no es una decisión técnica: es una decisión de negocio. Optimizar licencias es reducir costos, mejorar seguridad y habilitar el crecimiento de tu empresa con una base tecnológica sólida.

En Cube, ayudamos a que esta elección no dependa de la intuición ni del azar, sino de un diagnóstico real y una planificación alineada con tus objetivos.

¿Querés saber si tu empresa está usando bien sus licencias? Pedí un diagnóstico de uso y seguridad.