Mejores prácticas para crear un presupuesto IT efectivo 2023

El presupuesto de IT es una parte integral de la planificación financiera de una compañía y una herramienta fundamental para que las empresas puedan invertir en infraestructura, servicios de IT y realizar un seguimiento ordenado de los gastos. En este sentido, la creación de un presupuesto IT asegura que las empresas utilicen de manera óptima y eficiente sus recursos. Además, ayuda a mejorar la eficiencia empresarial, optimizar los costos operativos, aumentar la productividad, garantizar una mejor toma de decisiones comerciales e impulsar el crecimiento y las ganancias a largo plazo. 

En este artículo te contamos cómo crear un presupuesto IT efectivo, su importancia y mejores prácticas.

¿Por qué es importante el presupuesto de IT?

Un presupuesto creado correctamente puede ayudar a los líderes de IT a controlar los gastos y financiar las soluciones y los servicios tecnológicos. Además, ayuda a garantizar que haya suficientes recursos disponibles para que los sistemas funcionen de manera óptima y brinda la flexibilidad necesaria para que los departamentos IT puedan implementar estrategias innovadoras. 

El paso a paso para crear un presupuesto de IT

A la hora de crear un presupuesto de IT los expertos recomiendan generar una planificación para el siguiente año fiscal y establecer revisiones en intervalos periódicos a lo largo de ese año. De esta manera, se crea una práctica de revisiones presupuestarias de IT frecuentes y permite que las empresas puedan identificar posibles problemas o gastos inesperados y garantizar el capital suficiente para satisfacer sus necesidades.

Veamos los pasos principales de este enfoque:

1. Alinear el presupuesto con los objetivos de la empresa

El primer paso para hacer un plan presupuestario IT es definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Esto permitirá evaluar los resultados de manera regular y analizar el retorno de la inversión. De este modo, se puede determinar si hubo un impacto positivo o negativo en los resultados obtenidos. Además, al alinear los procesos de elaboración de presupuestos con los objetivos de su empresa se pueden priorizar mejor los gastos.

2. Auditar la infraestructura existente 

Auditar su infraestructura existente permite incluir una revisión de todos los activos, tanto del hardware como el software. Al realizar una auditoría completa, se está evaluando si los activos que posee la empresa pueden respaldar futuras iniciativas de IT, o si es necesario realizar actualizaciones, mejoras o reemplazos. 

En este sentido, es importante que su empresa comprenda dónde se encuentran sus activos en su ciclo de vida para determinar el momento adecuado de actualizarlos. Si esta información no está presente en el presupuesto, aumenta el riesgo de sufrir tiempos de inactividad y pérdidas de productividad. 

3. Tener en cuenta la innovación

Las organizaciones que en su presupuesto IT le otorgan a la innovación un rol preponderante, corren con una mayor ventaja competitiva. En esta línea, especialistas de Gartner desarrollaron el modelo RGT (Run, Grow, Transform) para respaldar la planificación y la inversión en productos y servicios de IT. 

Este modelo permite elaborar presupuestos basados en tres categorías para tener una visión del impacto de IT en los resultados comerciales:

• Run: esta parte del modelo indica cuánto de los recursos de IT se centra en la operación diaria del negocio y tienden a ser gastos no discrecionales o fijos. 
  
  
• Grow: se refiere a la cantidad de recursos de IT que se enfocan en desarrollar y mejorar los sistemas de IT para respaldar el crecimiento del negocio. Apuntan a la mejora continua, a ampliar las capacidades existentes, brindan diferenciación y competitividad.
  
  
• Transform: muestra cuánto de los recursos están destinados a implementar sistemas de IT que permitan a las empresas ingresar a nuevos mercados, abordar nuevos segmentos de clientes, crear nuevas propuestas de valor, promulgar nuevos modelos de negocios y desarrollar nuevos productos y servicios.

De esta forma, los líderes de IT pueden cuantificar, estimar y comunicar el presupuesto y pueden mantener los modelos de negocio y la inversión que impulsen la transformación digital.

4. Definir un presupuesto reconociendo las diversas categorías

El poder diferenciar las distintas categorías de su presupuesto permite que su empresa pueda tener una visión clara de dónde se gasta el dinero y qué áreas requieren una mayor inversión. 

Veamos algunas de las categorías en las que se pueden clasificar los gastos IT:

• Gastos de capital o CapEx: todas las compras que realiza una organización para utilizarlas a largo plazo.
• Gastos operativos u OpEx: los gastos diarios en los que incurre una organización para mantener el negocio en funcionamiento.
• Gastos del proyecto: fondos necesarios para ejecutar y completar con éxito un proyecto de IT. Estos gastos se incurren caso por caso.

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Consejos y mejores prácticas para un presupuesto de IT

Un presupuesto claro y bien elaborado es fundamental para que los diferentes departamentos comprendan sus límites de gasto y puedan optimizar la utilización de los recursos financieros.

Veamos algunas de las mejores prácticas a la hora de elaborar un presupuesto de IT:

• Alinear el presupuesto de IT con su plan estratégico: sobre todo cuando se planean inversiones grandes, como centros de datos o proyectos de infraestructura IT. Se trata de una buena práctica para que la organización cumpla sus objetivos a corto y largo plazo y mejore sus capacidades técnicas.
  
  
• Revisar y auditar presupuestos anteriores: para comprender cómo se asignó el dinero en el pasado, y ayuda a que el equipo pueda determinar si esas decisiones fueron realmente útiles para la organización y sus operaciones.
  
  
• Planifique un cronograma de presupuesto: un cronograma permite realizar un seguimiento de las fechas de inicio y finalización de las inversiones estratégicas. El seguimiento y la medición del presupuesto en tiempo real determinarán los cambios que deben realizarse y permite que se puedan identificar los gastos para planificar el flujo de efectivo en consecuencia.
  
  
• Alinear la visión de IT con finanzas: ambos departamentos apuntan al objetivo de la compañía y es necesario que el presupuesto de IT tenga un equilibrio entre las necesidades planteadas y el flujo de efectivo. Por eso, una buena práctica consiste en alinear los gastos al calendario financiero. De esta manera, los montos de inversión estarán segmentados a lo largo del periodo y la parte financiera tendrá una prevención y será más efectiva.

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• Supervisar y medir los resultados: una vez finalizado e implementado el presupuesto, el departamento de IT, en conjunto con el personal de finanzas, deben monitorear y medir el desempeño y los planes del proyecto. Esto permite garantizar que se sigan los planes desarrollados y aprobados para su implementación.
  
  
• Plan de contingencia: señala procesos y procedimientos para que su empresa esté siempre preparada ante cualquier circunstancia. La creación de planes de ciberseguridad y recuperación ante desastres es esencial para mitigar el riesgo de indisponibilidad del sistema y del servicio. Este plan ayuda a la restauración del servicio de forma rápida, eficiente y minimizando las pérdidas potenciales.
  
  
• Revisa y ajusta tu presupuesto con frecuencia: Una vez confeccionado, es recomendable que el presupuesto de IT se revise con frecuencia, ya que en el transcurso del año pueden aparecer nuevas tendencias y tecnologías que exigen un ajuste en el presupuesto. Por tal motivo, es importante revisar el presupuesto trimestralmente y realizar los cambios necesarios y actualizarlo para evitar que un aumento en los costos impacte significativamente en su organización. 
  
  

En síntesis, un presupuesto bien diseñado brinda una visibilidad completa de cuánto se gasta en IT en relación con el rendimiento general del negocio. Al mismo tiempo, las empresas pueden usar los conocimientos para reducir los gastos y poder redirigir los recursos a inversiones de mayor prioridad. 

¿Tu empresa ya definió el presupuesto para el próximo año? ¿Tienes dudas?