Tendencias y mejores prácticas para un trabajo remoto exitoso

El trabajo remoto se ha vuelto en una tendencia adoptada por empresas de todos los tamaños e industrias. Con una popularidad en pleno crecimiento impulsada por el contexto de la pandemia, son cada vez más los países que han implementado reformas en sus leyes de trabajo para regular para establecer buenas prácticas de esta modalidad laboral.

Sin embargo, incluso hoy muchas organizaciones se enfrentan a varios desafíos a la hora de implementar el trabajo remoto de manera eficiente. Muchas de estas dificultades incluyen desafíos de comunicación, colaboración, conectividad, accesibilidad y seguridad. En este sentido, es muy importante que las empresas pongan en marcha estrategias y procesos que les permitan a sus empleados cumplir con sus tareas y objetivos, al tiempo que se les brindan las herramientas tecnológicas necesarias para garantizar un mejor entorno laboral. En este artículo te contamos todo lo que tenés que saber sobre el trabajo remoto para implementarlo de la manera adecuada en tu compañía.

Beneficios del trabajo remoto

El trabajo remoto es un hecho y está ocurriendo a gran escala. Las oportunidades de este nuevo modelo laboral están en pleno crecimiento, principalmente debido a los grandes beneficios que aporta tanto a compañías como a sus empleados. Algunos de los más importantes son:

• Mayor confianza y compromiso
  
  
• Flexibilidad
  
  
• Reducción de costos
  
  
• Optimización de tiempos
  
  
• Mejora de la productividad
  
  
• Retención del talento
  
  
  
  
  

El 90% de los empleados dice que son igual o más productivos trabajando de forma remota que de manera presencial. Fuente: Owl Labs

Los expertos aseguran que el trabajo remoto mejora la productividad. Para los empleados trabajar de manera remota hace posible asumir un horario más flexible. El entorno que eligen y la comodidad se traduce en concentración y un aumento del rendimiento diario. También genera un mayor esfuerzo para realizar el trabajo de manera eficiente y con mejores resultados.

Por otro lado, las empresas se benefician con la reducción de los costos generales, ya que los gastos asociados al trabajo presencial se ven reducidos. Al mismo tiempo, permite optimizar los tiempos inactivos e incentiva a los empleados a ser más autónomos con las prioridades y el flujo de trabajo.

No obstante, para garantizar una implementación adecuada del trabajo remoto, es importante crear canales de comunicación y un ambiente de confianza en el que los empleados puedan transmitir sus inquietudes. De esta manera, se genera un vínculo de confianza y respeto.

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Trabajo híbrido: herramientas y medidas que no pueden faltar

Otro beneficio de esta modalidad es la mayor retención del talento al brindar oportunidades a los empleados que quieren crecer y desarrollarse en una organización en la que tienen futuro. Así como también, les permite a los empleados ahorrar dinero al no tener que trasladarse a una oficina, lo que a su vez disminuye el desgaste físico y el estrés. Todos estos beneficios impactan positivamente en la calidad de vida de los trabajadores que pueden equilibrar su vida personal y profesional.

Mejores prácticas

Para que el trabajo remoto sea productivo y colaborativo, las organizaciones deben reflexionar sobre los principales desafíos que esta metodología trae aparejados. Se requiere una planificación y un conocimiento sólido sobre las mejores prácticas para gestionar las tareas de los trabajadores remotos, al tiempo que se implementan herramientas para mantener la productividad.

• Gestión de activos en equipos remotos: la gestión de activos es el proceso de seguimiento y mantenimiento de los equipos y activos físicos de una organización. Está gestión, permite a las empresas supervisar los equipos, evaluar su estado y mantenerlos en buen funcionamiento. De esta manera, minimizan la pérdida de inventario y las fallas de los equipos, el tiempo de inactividad y mejora el valor de la vida útil del activo. Al implementar una metodología de trabajo remoto resulta fundamental crear una estrategia de seguimiento en el que cada activo de IT pueda rastrearse a lo largo de su ciclo de vida y asociarse con un usuario específico responsable de ese activo. De lo contrario, la organización está expuesta a pérdidas o amenazas de seguridad si los empleados pierden, se roban o retienen los activos.

• Mantener una comunicación constante: el trabajo desde casa requiere de una buena comunicación para fomentar la colaboración en equipo. Es fundamental no sólo compartir los objetivos de la empresa para generar confianza, sino trabajar en conjunto con herramientas colaborativas que faciliten el contacto de los trabajadores con la empresa y de los empleados entre sí.
  
  
• Cultura de la confianza: la confianza es clave en su estrategia de trabajo porque incentiva la colaboración y la creatividad. Como empleador, es crucial confiar que tu equipo cumplirá con sus actividades diarias en el plazo indicado y crear vínculos de responsabilidad y compromiso.
  
  
• Capacitaciones: la formación continua de los usuarios es fundamental para potenciar su efectividad, fortalecer las habilidades y gestionar con éxito el trabajo remoto. También es esencial brindar capacitaciones con respecto a riesgos de ciberseguridad para que los empleados puedan identificar cualquier amenaza y saber cómo actuar para proteger la información propia y de la empresa.
  
  
• Políticas de seguridad: Su empresa debe establecer políticas de ciberseguridad y definir procesos claros para que cada empleado sepa cómo administrar responsablemente los equipos, los accesos a las redes y los datos sensibles de la empresa.

En resumen, gestionar un equipo de trabajo a distancia es un gran esfuerzo que requiere cambios culturales y tecnológicos. Si se genera confianza en los empleados, fomenta la comunicación, ofrece capacitaciones sobre ciberseguridad y brinda la tecnología adecuada, resultará en un equipo de trabajo comprometido y también se ganará una ventaja competitiva.

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Herramientas que no pueden faltar

Con las tecnologías en la nube, herramientas de comunicación, plataformas de colaboración y soluciones efectivas de gestión de proyectos, los equipos de trabajo ya no están limitados por la geografía. A continuación, las herramientas para el trabajo remoto más utilizadas de acuerdo a los beneficios que tienen:

• Aumento de la productividad: Trello, herramienta gratuita que permite configurar y personalizar flujos de trabajo.
  
  
• Mejor comunicación: Slack, herramienta gratuita que permite la colaboración a escala global con canales de comunicación ilimitados.
  
  
• Mayor colaboración: Microsoft Teams, facilita las reuniones, chatear y colaborar desde cualquier lugar.
  
  
• Almacenamiento: OneDrive permite almacenar, compartir y acceder a los archivos, desde cualquier dispositivo y lugar. También, Dropbox es una gran herramienta para intercambiar información de manera segura.
  
  
• Seguridad: Microsoft Security permite que los empleados trabajen de forma segura desde cualquier lugar con soluciones de seguridad que protegen los datos confidenciales. Dentro de las soluciones de seguridad, las herramientas de protección endpoint ayudan a proteger las redes empresariales contra las amenazas que se originan en los dispositivos remotos. Otra buena práctica de seguridad es el uso de las conexiones VPN para acceder a redes corporativas, protegiendo la comunicación de los empleados que acceden a la información de la empresa.

Hay muchas soluciones disponibles para facilitar el trabajo remoto. Es importante tener en cuenta los requisitos necesarios al seleccionar las soluciones adecuadas para cada negocio. 

Hasta el año 2024, las organizaciones se verán obligadas a acelerar los planes de transformación digital para adaptarse a un mundo posterior a COVID-19, lo que implica la adopción del trabajo remoto y puntos de contacto digitales. Fuente: Gartner

Recomendaciones y buenas prácticas para implementar el trabajo remoto

A continuación una serie de recomendaciones y mejores prácticas para implementar el trabajo remoto de la manera más efectiva.

• La tecnología no es un gasto, es una inversión: hoy en día, la tecnología cumple un rol esencial en el crecimiento, la eficiencia operativa y la reducción de costos de las empresas. Es fundamental que su departamento considere invertir en tecnología como un factor decisivo para ganar una ventaja competitiva. 
  
  
• Dimensionar una solución adecuada para cada empresa: comprender las necesidades del negocio y cómo desea abordar la tecnología es el primer paso para elegir soluciones de IT adecuadas. Se necesitan soluciones escalables que acompañen al crecimiento de la empresa.
  
  
• Seleccionar marcas reconocidas: Al invertir en infraestructura de IT es importante optar por servicios y equipos de marcas reconocidas que tengan una experiencia comprobable en la industria. Así como también, que cuenten con certificaciones que garanticen la calidad de sus procesos y productos.
  
  
• Soporte y mantenimiento continuo: un buen soporte técnico y un mantenimiento adecuado ayuda a que los sistemas informáticos de su empresa funcionen de manera óptima, además de poder identificar y solucionar los problemas que pueden interrumpir el trabajo diario.
  
  
• Actualización constante: contar con actualizaciones garantiza el buen funcionamiento y rendimiento de los dispositivos y minimiza los riesgos de ciberataques. 
  
  
• Backups regulares: es de vital importancia realizar backups regularmente, ya que los dispositivos de almacenamiento pueden fallar o suceder desastres naturales. Por ello, contar con una solución de backup ayuda a prevenir riesgos y evitar la pérdida total de la información.
  
  

En los últimos años, muchas compañías están virando hacia un modelo de trabajo a distancia. Gracias a las herramientas digitales, plataformas de colaboración y soluciones de seguridad se puede trabajar en tiempo real desde cualquier parte del mundo. 

¿Cómo implementaron el trabajo remoto en tu empresa? ¿Tienes dudas de cómo hacerlo de la mejor manera?